¿Cómo el presidente Dwight Eisenhower conseguía gestionar su apretada agenda todos los días?

Si estás cansado de vivir con estrés constante, de quedarte bloqueado y no saber que hacer, o de ir alargando las cosas que tienes pendientes porque surgen otras nuevas

Quédate en este Blog porque vamos a ver la estrategia más utilizada y con mejores resultados que puedes aplicar DESDE YA para controlar tu tiempo

Una herramienta tan eficaz que hasta el propio presidente de los EEUU Dwight Eisenhower la utilizaba para organizar su apretada agenda y que compartió con todos nosotros

ÍNDICE

• • El problema

• • Tareas Urgentes

• • Tareas Importantes

• • Tareas Urgentes e Importantes a la vez

• • Paso a Paso: Matriz de Gestión del Tiempo

El problema

Y es que al final hacemos tantas cosas al día, que uno las va haciendo una tras otra sin pensar

Lo que nos lleva a que al final del día hayamos hecho miles de cosas, pero no nos sintamos satisfechos, o sintamos que no hemos hecho lo suficiente

Y esto viene principalmente porque las personas generalmente priorizamos aquellas tareas más urgentes, sean o no importantes

Vale Carlos y…

¿Qué me quieres decir con eso de Urgentes o importantes?

Lo vemos!

Tareas Urgentes

Hoy tengo que lavar la ropa sí o sí, hoy tengo que planchar esa camisa que tengo olvidada en el armario, hoy debería ponerme a leer ese libro que tenía pendiente

Todo esto son cosas que a priori habría que hacer hoy sí o sí, y nuestro cerebro es increíble generando buenas justificaciones para estas tareas urgentes

Imagina que hoy tenías planeado grabar un nuevo video para tu canal de YouTube, y al llegar a casa te das cuenta de que no hiciste la comida de la semana y que tampoco lavaste toda la ropa del fin de semana.

Y de que te das cuenta, ya son las 10 de la noche y no has grabado el nuevo video de YouTube

Ya se ha descuadrado tu agenda, ya mañana no podrás grabar ese vídeo porque tienes que ir a ver a un primo lejano, olvídate de la productividad de de este día

Esto es lo que ocurre cuando descuidamos las cosas importantes y priorizamos las urgentes

¿Y cómo sabemos que tareas son urgentes? Muy fácil

Pregúntate: ¿Y si no lo hago ahora que pasa?

¿Si no lavo la ropa hoy que pasaría? Podría hacerlo mañana, entonces no es urgente y podríamos priorizar lo importante, en este caso, grabar ese vídeo

¿Y qué es entonces una tarea importante y por qué es clave priorizarlas?

Tareas Importantes

Una tarea Importante es la que dependiendo si la hacemos o no, influirá en nuestros resultados a Largo plazo positiva o negativamente

Es decir, que si hacemos hoy una tarea importante, nos estaremos acercando cada vez más a ese objetivo que queremos lograr, me explico con un ejemplo

Si quieres montar un negocio porque tu jefe es un explotador, puede que sea importante para ti el aprender algo nuevo para dedicarte a ello.

Estudiar esa competencia es por tanto, algo importante ya que repercute en que tengas un proyecto propio en un futuro

Las preguntas clave para saber si algo es importante o no son:

• • ¿Te pagan para eso?

• • ¿Tiene alguna incidencia en el grupo?

• • ¿Cuánto tiempo voy a tardar en olvidarlo?

Si tu trabajo no es ese, si no incide en el grupo y si vas a tardar poco tiempo en olvidarlo, no es importante

Tareas Urgentes e Importantes a la vez

¿Y si tenemos algo que es urgente y a la vez importante?

Tienes menos de 2 minutos para tomar acción y hacerlo, si no, no es urgente e importante a la vez

Pongamos que se ha caído un mueble y ha roto el cristal de tu habitación, aquí en menos de 2 minutos estaríamos de píe actuando

Es algo urgente, ya que necesito actuar YA

Es algo importante ya que perjudica mi salud y por tanto, el lograr mi objetivo

Además de todo lo que implica que se te caiga un mueble encima

Paso a Paso: Matriz Eisenhower

Coge todo lo que haces en tu día a día

Si quieres seguir el Paso a Paso en video con mi ejemplo personal, te dejo el vídeo por aquí:

Lo ideal es coger 1 semana de referencia y ver que cosas se repiten a lo largo de los días y haz una lista con esas actividades, de momento solo apúntalas

• • Abarca tanto nivel personal, como laboral, o ambos, como prefieras

Asígnales un valor de 0 a 10 de Importancia e Urgencia

Una vez tienes las actividades listas, vamos a ir una a una y asignándoles un valor de 0 a 10 de importancia y de urgencia y colocándolos como si fueran una división. Para ello nos basaremos en los criterios anteriores que hemos visto para saber son urgentes, los recordamos:

• • Urgente ¿Hay que hacerlo ahora sí o sí?, si hay que hacerlo ahora sí o sí, tendrá una puntuación de urgente alta

• • Importante ¿Me pagan para ello? ¿Va a repercutir en lo que quiero conseguir?, si esta acción me acerca cada vez más a donde quiero estar en un futuro, tendrá una puntuación alta de importancia

Compara los valores obtenidos

Conforme has ido asignando valores, es importante que compares unas con otras. Le has puesto a lavar los platos una urgencia de 8, y a ver a tu familia un 5. ¿Es más urgente lavar los platos que ver a tu familia? Si la respuesta es sí, seguimos adelante. La idea de esto es que replantees los valores que has asignado gracias a la comparación

Colocamos esos valores en una división como en la imagen

Una vez tenemos los valores de urgencia e importancia asignados, los vamos a colocar en una matriz que te dejo aquí abajo, es clave que no adelantes el post para no hacerte spoiler sobre que significa cada cuadrante, si no la herramienta no sirve de nada

Colocaremos los elementos en base a su número de Urgencia e Importancia

En este momento podemos mover las actividades a nuestro gusto si vemos que no estamos contentos con el lugar que tienen ocupado en comparación con las otras

Al final el cuadrante debe quedar algo así:

Conocer que significa cada cuadrante

Es clave que HAYAS RELLENADO EL CUADRANTE ANTES DE LLEGAR A ESTE PUNTO

Si no, la herramienta pierde totalmente su utilidad

Una vez tenemos colocadas las actividades, es el momento de conocer que significa cada cuadrante y que ocurre con las actividades que se encuentran en cada uno de ellos

Cuadrante 1: NO URGENTES y NO IMPORTANTES

Aqui tenemos todas esas actividades que tenemos que evitar lo máximo posible de nuestras vidas, es el cuadrante basura, son aquellas actividades que se pueden retrasar sin problema y que además no nos acercan a quienes queremos ser en un futuro

Dicho de otra forma, nos da igual hacerlas hoy que dentro de 5 años

Las actividades que tengas aquí, según Eisenhower deberás minimizarlas al máximo si no puedes eliminarlas

Cuadrante 2: SI URGENTES y NO IMPORTANTES

Hablamos aquí de todas esas actividades que hay que hacer lo antes posible pero que no repercuten realmente en nuestros resultados ni en nuestro objetivo

Aquí encontramos tareas monótonas, repetitivas, muchas de ellas las tendemos a hacer por compromiso o para evitar las tareas importantes.

Aquí es donde vive la mayoría de la población

Lo que se llama también, vivir apagando fuegos

Con estas actividades, siempre que podamos, deberemos DELEGARLAS, habrá algunas que podamos pedir ayuda a otros para hacerlas o contratar a alguien para hacerlas y poder enfocarte en lo importante.

Cuadrante 3: SI IMPORTANTES Y NO URGENTES

Aquí hablamos de aquellas actividades que nos acercan cada vez más a quienes queremos ser realmente y hacia nuestros objetivos

Tienen el matiz de que no son urgentes, entonces…

¿Podríamos retrasarlas sin problema?

Pues aquí es donde Eisenhower añade el matiz CLAVE

Estas tareas no son necesarias hacerlas ahora mismo, pero si que es importante no descuidarlas por su gran importancia para lograr aquello que queremos

Este cuadrante se llama AGENDAR

Y de esto va el cuadrante, de asignar a estas actividades una hora y un día determinado, dependerá de tí si es en 1 día, 1 mes o 1 año

Lo ideal es no postergar demasiado la actividad

Cuadrante 4: SI IMPORTANTES Y SI URGENTES

Aquí antes de explicarte este cuadrante, lo primero agradecerte todo el trabajazo que estás haciendo llegando a esta parte, merecerá la pena Ahora bien, para que todo esto funcione, este cuadrante debe ESTAR TOTÁLMENTE VACÍO Pero qué dices, si tengo este cuadrante lleno de cosas Pues así vivimos todos, todas las cosas son urgentes y todas son importantes, lo que provoca ese sentimiento constante de estrés con el que vivimos todos Si quieres eliminar todo ese estrés, este cuadrante deberá quedar con 1 elemento máximo Recordemos que esto son cosas que tienes menos de 2 minutos para tomar acción, si tardas más, no son urgentes e importantes

El cuadrante Al final del todo debería quedarte algo así:

Con todo esto has rellenado la matriz de Eisenhower al 100%

Antes de darte la enhorabuena, que más que merecida por todo el trabajo realizado, revísala por un momento

¿Dónde se concentran tus actividades?

Quizás necesitas priorizar el pedir ayuda y empezar a delegar

O necesitas comprar una agenda ahora mismo, que con la vuelta al cole están bien de precio

O quizás debes tirar todas las actividades que estas haciendo ahora mismo y buscar nuevos hábitos

Dale una vuelta y ahora llega la mejor parte

TOMAR ACCIÓN

Recuerda que todo esto de nada sirve si no lo llevamos a la realidad

Y a esto nos dedicamos los coach humanistas, tener la herramienta está genial, pero contar con alguien a tu lado que te acompaña en el proceso, aportándote un punto de vista que no conocías, quizás pensabas que esto no era importante pero si lo es para lo que quieres conseguir

Si has llegado hasta aquí, tengo una recompensa para tí

Una sesión 100% Gratuita, a tu gusto,si me escribes con la palabra EISENHOWER, esta sesión puede ser:

• • Una llamada telefónica

• • Una videollamada

• • Una reunión en persona si resides en Madrid (Y nos tomamos un café)

Donde hablaremos de que quieres conseguir y que necesitas para ello, totalmente gratis, no te vendo nada.

Te recuerdo que los coach humanistas van un paso más allá del coaching tradicional, se coloca a la persona en el centro

Y ahora si que sí, toca mover el culo y empezar a luchar por lo que quieres

Te preparas para despegar y…

Tu vuelo sale pronto. ¿Despegamos?